Croyez-vous que les expériences interculturelles de mobilité soient formatrices pour les jeunes et qu’elles contribuent à une meilleure compréhension dans le monde ? Aimez-vous faire le lien entre le relationnel et organisationnel ? Êtes-vous prêt.e à relever le défi de prendre de la responsabilité et d’innover dans l’administratif ? Si vous dites « OUI ! », ce poste de assistant.e administratif.ve est pour vous !

Chaque année, AFS Programmes Interculturels ASBL, reconnue par la Communauté française, envoie et accueille plus de deux cents jeunes participants à des programmes interculturels. Un réseau de plusieurs centaines de volontaires soutenu par un bureau de douze permanents organise ces échanges ainsi que d’autres actions éducatives autour de l’apprentissage interculturel.

Nous recherchons une personne, à plein temps, pour prendre le rôle d’assistant.e administratif.ve. Une partie du rôle et de prendre charge de certaines tâches administratives liées aux programmes éducatifs d’AFS, l’autre partie du rôle est de soutenir l’administration générale de l’association.

Les responsabilités essentielles

  • Gestion administrative des programmes de mobilité à l’accueil et à l’envoi.  Organiser et suivre les dossiers d’inscription des familles d’accueil, répondre aux demandes de permission de voyages, gérer les demandes de remboursement des frais auprès des assureurs et des partenaires.  
  • Tenue de la comptabilité journalière.  Faire de l’encodage des factures fournisseurs, préparation des paiements, préparation des contrats clients et suivi des factures clients, suivi des notes de frais, suivi des financiers (banques),  suivi des subsides, mise à jour des tableaux de bord financiers et appui aux clôtures périodiques (avec l’appui d’un expert comptable) ;
  • Administration des ressources humaines.  Faire le suivi des dossiers du personnel en relation avec le secrétariat social : préparation des états de prestations et salaires, gestion des jours de congé… ;
  • Subsides.  Faire le reporting administratif pour les subsides (FWB, Fonds Maribel) ;
  • Soutien à la gouvernance.  Préparer la partie administrative de la tenue des instances (CA et AG) et faire des publications au Moniteur belge ;
  • Administration générale.  Donner un support administratif général afin d’assurer la bonne organisation et gestion des dossiers, matériels, fournitures et matériels du bureau.  La personne assurera également les relations avec prestataires pour commande de matériels et entretien des machines du bureau (machine à affranchir, imprimantes, immeuble, parc informatique…).
  • Communication générale.  Assurer une gestion rapide et de qualité des demandes d’informations et des autres correspondances avec l’association.  Ce travail comprendra la réception et envoi de courrier.

Profil recherché

  • Une première expérience professionnelle pertinente d’au moins 2 ans ; une expérience probante dans l’associatif et avec la comptabilité est un atout
  • Très à l’aise avec l’informatique et capable de se former rapidement sur de nouveaux outils ; bonne connaissance  d’Excel et d’un logiciel de comptabilité comme Winbooks
  • Bonne connaissance de l’anglais à l’oral et à l’écrit (au moins le niveau B1)
  • Capacités de maîtrise des standards et procédures d’AFS et des pouvoirs subsidiant
  • Excellent sens de l’organisation et du classement
  • Disponibilité pour travailler occasionnellement le soir et le week-end (2 à 3 week-ends par an)
  • Aimer les contacts humains, être à l’aise aussi bien avec un public d’adultes qu’avec un public d’adolescents
  • Aimer la diversité et la rencontre de cultures différentes

Notre offre

  • CDI à temps plein
  • Emploi disponible immédiatement  ; rémunération liée à la Commission Paritaire 329.02
  • Avantages extra-légaux : chèques-repas, assurance groupe, remboursement des frais de transports publics, congés extra-légaux
  • Environnement stimulant avec un contexte international
  • Une petite structure où la distance entre une idée et sa mise en place est courte
  • Du bon café dans le bureau

Procédure

Les candidat.es doivent avoir le droit de travailler en Belgique.

Date limite : 16 juin 2019

Seules les candidatures soumises sur notre site en ligne seront prises en considération.

Vous êtes encouragé.e de porter votre candidature aussi tôt que possible car nous ferons l’évaluation des candidatures au fur et à mesure qu’ils arrivent.

AFS Programmes Interculturels ASBL encourage toute personne possédant les qualifications requises à se porter candidat.e sans distinction de sexe, de handicap, d’origine sociale ou ethnique, de religion, de convictions ou d’orientation sexuelle. AFS Programmes Interculturels ASBL reconnaît différents types d’expérience, y compris professionnelle et de volontariat.