Croyez-vous que les expériences interculturelles et de mobilité soient formatrices pour les jeunes et qu’elles contribuent à une meilleure compréhension dans le monde ? Vous souhaitez contribuer à cette mission en aidant l’équipe à être structurée, organisée et outillée et en participant à l’organisation d’événements? Vous recherchez un environnement de travail dynamique, jeune et international ? Si vous dites « OUI ! », ce poste de Collaborateur.trice administratif.ve et assistant.e à la direction est pour vous !
AFS Programmes Interculturels ASBL
AFS est une association sans but lucratif, pilotée par des volontaires, qui fait partie d’un réseau mondial actif dans plus de 90 pays. Depuis plus de 75 ans, notre mission est d’offrir aux jeunes et aux familles une vision ouverte sur des sociétés multiculturelles et un monde globalisé à travers des expériences d’apprentissage interculturelles. AFS vise à donner à toutes les personnes – indépendamment de leur origine, de leur religion, de leurs possibilités financières ou de leur niveau d’éducation – des opportunités d’apprentissage interculturel et de se développer en tant que citoyen du monde actif, contribuant ainsi à un monde plus juste et plus pacifique. Pour atteindre cette mission, AFS développe des initiatives dans trois domaines essentiels : (1) Echanges internationaux (2) Opportunités de volontariat ; (3) Programmes d’inclusion avec des écoles.
Avec l’objectif de fournir des expériences éducatives de qualité, AFS doit s’assurer d’une administration soigneuse et performante.
L’équipe au bureau se divise en 3 équipes : programmes de mobilité internationale, développement du volontariat en Belgique et projets et partenariats éducatifs. Afin de soutenir la direction, ainsi que ces 3 pôles d’un point de vue pratique et logistique et de leur permettre d’évoluer dans un cadre de travail fonctionnel et performant, AFS recherche un.e Collaborateur.trice administratif.ve et assistant.e à la direction.
Description de la fonction
En tant que Collaborateur.trice administratif.ve et assistant.e à la direction, vous êtes indispensable au bon fonctionnement régional et national d’AFS.
- Chargé.e de la logistique : coordonner la logistique des événements d’orientation et de formation, y compris la recherche de lieux d’événements, l’organisation du transport et la gestion de la logistique sur place (salles, hébergement, repas…)
- Chargé de l’intendance et des correspondances : gérer les relations et les commandes avec des prestataires externes liés au matériel de bureau, la téléphonie et l’internet, la poste, le gestionnaire de l’immeuble, les machines de bureau; assurer la réception du bureau.
- Assistant.e de direction et des opérations transversales : faire le reporting régulier sur les subsides ‘structurels’ et liés au personnel ; soutenir la direction dans le domaine de la gouvernance (publications Moniteur belge, archivage des documents de gouvernance, préparation des réunions, budget CA…)
- Assistant.e en ressources humaines : réaliser le suivi administratif de la gestion du personnel (préparation contrats, contrats, absences, visites médicales, déclarations aux organismes sociaux, …) et de la formation continue selon la législation sociale, la réglementation du travail et la politique des ressources humaines de l’Association; réaliser le suivi de la gestion du personnel avec le secrétariat social de l’Association; soutenir les processus d’embauche (organisation des entretiens, communication avec les candidats…)
Spécialiste informatique : évaluer les besoins de collaborateurs en termes des outils informatiques ; gérer et faire évoluer le parc informatique et les machines de bureau; faire évoluer le choix des fournisseurs sur base de l’évaluation des collaborateurs, l’offre sur le marché et le rapport qualité/prix. ; aider les membres de l’équipe à avoir des matériels IT de qualité et des bonnes pratiques.
Profil recherché
En tant que candidat, vous :
- répondez aux conditions d’un contrat ACS (ceci est obligatoire) – plus d’informations se trouvent sur le site Actiris
- avez au moins un diplôme secondaire, de préférence dans un domaine informatique, administratif logistique ou ressources humaines
- maîtrisez la langue française et vous avez une bonne connaissance de l’anglais, à l’écrit et à l’oral
- avez un bonne connaissance de tableurs et des logiciels des outils de planification (nous utilisons GSuite et Asana)
- savez gérer votre temps et les priorités selon des objectifs
- avez idéalement des connaissances liées à la gestion RH (fiches de paie, contrats, relations avec un secrétariat social)
- avez assez de connaissances techniques pour gérer, avec le soutien d’une entreprise IT externe, les machines de bureau (ordinateurs, téléphonie, photocopieur, timbreuse…)
- pouvez bien structurer et synthétiser des informations
- avez de bonnes capacités en rédaction de documents et de prise de notes
- êtes capable de comprendre des textes légaux / décrets et agir dans leur cadre
- êtes à l’écoute, faites preuve d’empathie
- êtes motivée par le travail en équipe et vous êtes solidaire avec les collègues
- faites preuve de rigueur et de précision
- êtes autonome, vous anticipez et vous avez une pensée critique
- savez résoudre des problèmes
- prenez des initiatives et êtes force de proposition
Notre offre
- CDI à temps partiel – 4 jours (30h) par semaine
- Emploi disponible à partir d’octobre 2023
- Rémunération liée à l’échelon 3 de la Commission Paritaire 329.02, ancienneté selon expérience pertinente
- Les avantages incluent : chèques-repas, assurance groupe, remboursement à 100 % des transports en commun ou à vélo, indemnité pour frais de télétravail, congés supplémentaires…
- Un emploi varié avec de nombreuses possibilités
- Environnement stimulant dans un contexte international
- Une petite structure où la distance entre une idée et sa mise en place est courte
- Du bon café dans le bureau
Procédure
- Lettre de motivation et curriculum vitae
- Soumettre les documents en ligne en remplissant le formulaire sur le site web d’AFS
Les candidats doivent avoir le droit de travailler en Belgique.
Date limite : 8 septembre 2023
Seules les candidatures soumises sur notre site en ligne seront prises en considération.
AFS Programmes Interculturels ASBL encourage toute personne possédant les qualifications requises à se porter candidat sans distinction de sexe, de handicap, d’origine sociale ou ethnique, de religion, de convictions ou d’orientation sexuelle. AFS Programmes Interculturels ASBL reconnaît différents types d’expérience, y compris professionnelle et de volontariat.